Die Handhabung der Reisekosten im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs unterliegt in Deutschland bestimmten gesetzlichen Regelungen. Es ist wichtig, dass sowohl Bewerber als auch Arbeitgeber über die entsprechenden Bestimmungen informiert sind, um eine transparente Abwicklung zu gewährleisten.

Erstattungspflicht des Arbeitgebers

In Deutschland gibt es keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, die Reisekosten von Bewerbern im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs zu erstatten. Es liegt im Ermessen des Unternehmens, ob es sich dazu entscheidet, die anfallenden Kosten zu übernehmen.

Allerdings ist es durchaus üblich und oft auch als gängige Praxis angesehen, dass Unternehmen zumindest die Fahrtkosten für Bewerber erstatten, insbesondere wenn es sich um längere Anreisen handelt. Auch die Erstattung von Übernachtungs- und Verpflegungskosten kann in manchen Fällen vorkommen, vor allem wenn das Vorstellungsgespräch über mehrere Tage geht.

Es ist wichtig, dass solche Vereinbarungen im Voraus klar kommuniziert werden, entweder in der Einladung zum Vorstellungsgespräch oder in einem separaten Schreiben. Sollte keine Erstattung vorgesehen sein, sollte der Bewerber darüber ebenfalls informiert werden, damit er die Kosten gegebenenfalls selbst tragen kann.

Insgesamt ist die Handhabung der Reisekostenerstattung also eine individuelle Entscheidung des Unternehmens, die nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Es empfiehlt sich, diese Angelegenheit im Vorfeld offen zu kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Nachweis der Reisekosten

Bewahren Sie sämtliche Quittungen, Tickets und Rechnungen auf, die im Zusammenhang mit der Anreise zum Vorstellungsgespräch stehen. Dies umfasst beispielsweise Fahrtkarten, Hotelrechnungen, Parkgebühren oder Verpflegungskosten.

Falls Sie mit Ihrem eigenen Auto angereist sind, sollten Sie den Kilometerstand vor und nach der Reise notieren. Dazu können Sie Tankquittungen sammeln, um die gefahrenen Kilometer nachzuweisen. Haben Sie für die Anreise ein Flugzeug oder einen Zug genutzt haben, bewahren Sie die entsprechenden Tickets und Boardingpässe auf.

Einige Unternehmen bieten spezielle Formulare an, auf denen Sie die angefallenen Reisekosten detailliert auflisten können.

Pauschalbeträge und angemessene Aufwendungen

Liegen keine konkreten Belege vor oder die Vorlage einzelner Quittungen wäre unzumutbar, kann der Arbeitgeber auch pauschale Erstattungsbeträge festlegen. Diese sollten angemessen und nachvollziehbar sein.

Einige Unternehmen erstatten auch angemessene Verpflegungskosten während des Vorstellungsgesprächs. Dabei kann es sich beispielsweise um die Kosten für Mahlzeiten oder Getränke handeln.

Reisekosten für Vorstellungsgespräch von Steuern absetzen

In Deutschland können bestimmte Reisekosten im Zusammenhang mit einem Vorstellungsgespräch steuerlich abgesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Kosten im Rahmen der beruflichen Fortbildung geltend gemacht werden können, sofern sie in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der geplanten beruflichen Tätigkeit stehen. Dazu zählen in der Regel die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten sowie Parkgebühren, etc., eventuell auch Verpflegungskosten.

Hat Ihnen das Unternehmen allerdings die Reisekosten erstattet, kann keine steuerliche Anrechnung erfolgen. Es ist ratsam, sich bei Unklarheiten oder spezifischen Fragen an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt zu wenden, um eine verbindliche Auskunft zu erhalten.

Tipp: Nicht nur Reisekosten der Bewerbung lassen sich steuerlich geltend machen

Haben Sie mit dem Unternehmen vereinbart die Reisekosten erstattet zu bekommen, ist das sicherlich eine gute Sache. Aber es können verschiedene weitere Bewerbungskosten steuerlich geltend gemacht werden, sofern sie im Zusammenhang mit der Suche nach einer neuen beruflichen Tätigkeit stehen. Die meisten Bewerber wissen das allerdings gar nicht.

Dazu zählen Kosten für die Erstellung von Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugniskopien, Passfotos, Umschläge und Briefmarken.

Nutzen Sie Dienstleistungen, die Sie beim Bewerbungsprozess unterstützen oder beraten, so sind diese ebenfalls steuerlich erstattungsfähig. Dazu zählen beispielsweise Gebühren für die Nutzung von Online-Jobbörsen und -plattformen oder Kosten für Weiterbildungen oder Coachings, die speziell auf die Verbesserung der Bewerbungsunterlagen oder -fähigkeiten abzielen.